Stále více zaměstnanců tráví pracovní dny v hlučných open space kancelářích – a jejich mozek za to platí cenu, kterou si většina z nás vůbec neuvědomuje.
Nejnovější výzkumy mozkové aktivity ukazují, že v otevřeném kancelářském prostoru náš mozek nepřetržitě pracuje na plný výkon, jen aby odfiltroval okolní rušivé podněty. Přitom stejné úkoly v tichém prostředí vyžadují podstatně méně mentální energie.
Open space se vrací, ale váš mozek z toho nadšený není
Od té doby, co se hybridní práce stala normou, mnoho firem své kanceláře zmenšilo. Méně pevných míst, více sdílených stolů a společných prostor. V dneše, kdy přijde více kolegů najednou, se taková kancelář rychle promění v živý open space plný telefonátů, skřípání židlí a spontánních porad.
Diskuse o návratu do kanceláře se točí hlavně kolem dojíždění, budování týmového ducha a firemní kultury. Otázka, co všechny ty podněty dělají s naším mozkem, zůstává většinou stranou. A přitom právě na ni věda přináší stále jasnější odpovědi.
V otevřené kanceláři mozek prokazatelně pracuje tvrději, aby zvládl stejný úkol jako v klidném soukromém pracovním prostoru.
Jak vědci měřili vliv open space na mozek
V nedávné studii španělské univerzity dostalo 26 účastníků bezdrátové EEG headsety. Tento přístroj měří mozkovou aktivitu pomocí malých senzorů umístěných na lebce. Účastníci ve věku od mladých dospělých po šedesátníky plnili typické kancelářské úkoly:
- sledování příchozích upozornění
- čtení e-mailů a odpovídání na ně
- zapamatování si seznamů slov a jejich pozdější vybavení
Každý účastník pracoval ve dvou různých prostředích:
- v otevřeném kancelářském prostoru s lidmi v okolí
- v malé uzavřené pracovní kabině se skleněnou stěnou
Výzkumníci se zaměřili na přední oblasti mozku, které řídí pozornost, soustředění a potlačování rušivých podnětů. Sledovali různé typy mozkových vln spojených s konkrétními mentálními stavy.
Co mozkové vlny prozrazují o vašem pracovním dni
Naměřené mozkové vlny lze zhruba interpretovat takto:
| Typ vlny | Co odráží |
|---|---|
| gama | intenzivní soustředění a složité myšlenkové úkoly |
| beta | aktivní stav, zvýšená bdělost a často větší napětí |
| alfa | relativní uvolnění, pasivní pozornost (např. klidné naslouchání) |
| théta | hluboké uvolnění, pozornost obrácená dovnitř a mentální únava |
| delta | hluboký spánek |
Výsledky byly překvapivě jednoznačné: stejné úkoly vyvolávaly zcela odlišné mozkové vzorce v závislosti na prostředí, ve kterém byly plněny.
V tiché kabině se mozek uklidní, v open space přidá plyn
V uzavřené kabině aktivita v předních mozkových oblastech postupně klesala. Vlny beta i alfa se snižovaly. Účastníci postupem času potřebovali méně mentální energie k vykonání stejné práce. Jejich mozek pracoval efektivněji – jako by každou hodinu přeřadil o stupeň níž.
V open space se dělo přesně to opačné. Výzkumníci zaznamenali:
- nárůst gama vln spojených se složitými mentálními procesy
- vyšší théta aktivitu odrážející jak pracovní paměť, tak mentální vyčerpání
- zvýšenou úroveň „arousal" – celkové bdělosti a aktivace mozku
- větší „engagement" – množství mentálního úsilí, které člověk vynakládá
I když si myslíte, že hluk a pohyb kolem sebe ignorujete, váš mozek s nimi aktivně pracuje a snaží se je potlačit.
A to stojí energii. Energii, kterou lze utratit jen jednou – buď na samotný úkol, nebo na blokování rozptýlení. V prostředí bez neustálých podnětů mozek filtruje mnohem méně, a tak zbývá více kapacity na skutečnou práci.
Ne každý reaguje na open space stejně
V prostředí open space vědci zaznamenali mezi účastníky velké individuální rozdíly. U některých mozkové vlny výrazně vzrostly, u jiných mnohem méně. To naznačuje, že lidé nejsou stejně citliví na hluk, pohyb a rozhovory v okolí.
Pro firmy je to důležitý poznatek: dva kolegové mohou sedět ve stejném open space, dělat stejnou práci a dosahovat stejných výsledků – přičemž jeden odchází domů zcela vyčerpaný a druhý je stále v pohodě.
Další výzkumy: více stresu, horší nálada, menší spokojenost
Španělská EEG studie nestojí sama o sobě. Dřívější výzkumy dospěly ke stejným závěrům, jen jinými metodami. V roce 2021 vědci sledovali u 43 účastníků za kontrolovaných podmínek vliv open space na stres. Použili přitom:
- měření srdeční frekvence
- měření kožní vodivosti (potní reakce)
- analýzu obličeje pomocí umělé inteligence pro rozpoznání emocí
Výsledky byly jasné: v otevřených kancelářských prostorech se negativní nálada zvýšila přibližně o čtvrtinu a fyziologický stres vzrostl zhruba o třetinu.
Jiná studie prokázala, že hluk z okolních rozhovorů a obecný kancelářský ruch snižují výkon při kognitivních úkolech. Lidé dělají více chyb a rychleji ztrácejí pozornost.
Rozsáhlá analýza z roku 2013, zahrnující více než 42 000 kancelářských pracovníků mimo jiné z USA, Finska, Kanady a Austrálie, ukázala, že zaměstnanci v open space jsou se svým pracovním místem méně spokojeni než kolegové s vlastní kanceláří. Hlavními důvody byly:
- nadměrný hluk
- nedostatek soukromí
Open space vypadá na půdorysu efektivně, ale pro mozek se může stát každodenním žroutem energie.
Co mohou firmy udělat, aby mozek ochránily
Moderní pracovníci v oblasti znalostní ekonomiky potřebují dlouhodobě udržet soustředění: psát zprávy, analyzovat data, navrhovat řešení, strategicky přemýšlet. K tomu se nehodí pracovní den rozsekaný na desítky malých přerušení, jakkoli dobře míněné ty krátké dotazy nebo spontánní porady jsou.
Přesto jsou mnohé kanceláře stále navrhovány především s ohledem na viditelnost a obsazenost: co nejvíce stolů ve velké místnosti, každý snadno dostupný. Mentální náklady spojené s nepřetržitými podněty se do obchodních úvah jen zřídka promítají.
Příklad: jak LinkedIn přestavěl své hlavní sídlo
Aby lépe vyhověl hybridnímu způsobu práce, přebudoval LinkedIn své hlavní sídlo v San Francisku. Firma snížila počet klasických open space pracovních míst na polovinu a experimentovala s celými 75 různými typy prostorů. Součástí byly speciální zóny pro soustředěnou tichou práci vedle míst určených pro porady a spolupráci.
Taková kombinace prostředí umožňuje zaměstnancům volbu: chcete se izolovat pro náročný úkol, nebo naopak hledat místo, kde vládne diskuse a interakce?
Praktická opatření pro mozku přátelskou kancelář
- Vytvořte tiché zóny nebo místnosti pro soustředěnou práci, kde je mluvení a telefonování omezeno.
- Nainstalujte chytré akustické panely ke snížení ozvěny a hluku na pozadí.
- Využijte technologie maskování zvuku (například systémy generující jemný šum), které potlačují srozumitelnost okolních hovorů.
- Pracujte se strategickými přepážkami a zástěnami ke snížení vizuálního ruchu.
- Zajistěte několik malých kabin, kam se lidé mohou na chvíli stáhnout pro soustředěnou práci nebo důvěrné rozhovory.
Počáteční investice je obvykle vyšší než u jednoho velkého otevřeného prostoru. Výzkumy však poukazují na značné skryté náklady špatně navržených kanceláří: nižší produktivita, větší únava, vyšší hladina stresu a nakonec i větší fluktuace zaměstnanců.
Co můžete sami udělat v rušném open space
Samozřejmě ne vždy máte vliv na to, jak je kancelářský prostor uspořádán. Přesto existuje několik věcí, které jako zaměstnanec můžete udělat, abyste svůj mozek ochránili:
- Plánujte bloky „hluboké práce" a hledejte pro ně pokud možno tišší prostory.
- Používejte sluchátka s potlačením hluku jako dočasnou zvukovou bariéru.
- Domluvte se s týmem na krátkých „tichých hodinách" určených pro soustředěnou práci.
- Náročnější úkoly si naplánujte na ráno, kdy jste ještě svěží a vaše schopnost filtrovat podněty je vyšší.
- Dělejte pravidelné krátké přestávky od obrazovky, abyste předešli mentálnímu přetížení.
Kdo si všímá, že po dni v kanceláři je mnohem unavenější než po dni práce z domova, v těchto studiích mnoho pozná. Tento rozdíl nezpůsobuje jen dojíždění, ale i nepřetržitá mentální filtrace, kterou mozek v open space provádí.
Proč jsou akustika a soukromí stejně důležité jako ergonomická židle
Dnes už přijímáme jako fakt, že špatná kancelářská židle způsobuje bolesti zad a krku. V oblasti kognitivní zátěže na pracovišti jsme ale o krok pozadu. A přitom léta výzkumů jasně ukazují, že prostředí, ve kterém pracujeme, může mít výrazný dopad na naši mentální pohodu.
Hluk, pohyb, pocit, že každý vidí na váš monitor nebo slyší každý váš rozhovor – to vše se kumuluje. U jednoho úkolu to třeba tolik nevadí, ale v průběhu týdnů a měsíců může rozhodovat o tom, zda odcházíte domů nabití energií, nebo chronicky vyčerpaní.
Firmy, které skutečně investují do místností pro soustředěnou práci, akustických řešení a svobody volby pracovního místa, nepořizují jen „hezké bonusy". Investují do základní hygieny mozku. Stejně jako ergonomický nábytek vypadal dříve jako luxus a dnes je samozřejmostí, je pravděpodobné, že mentální ergonomie se stane dalším standardem moderního pracoviště.
